Organizacja pracy: jak poprawić swoją efektywność?

Zasada najniższej energii, którą opisuje Słotwiński, często przejawia się w naszej skłonności do wybierania zadań łatwiejszych, nawet jeśli nie są one najważniejsze. W sytuacji braku jasnych informacji o konsekwencjach różnych działań, kierujemy się instynktownie w stronę prostszych rozwiązań. To podejście prowadzi do reaktywnego stylu pracy, gdzie dzień wypełniają drobne zadania, telefony i odpowiedzi na maile, co ogranicza czas na bardziej wymagające projekty.

Jak to zmienić? Zamiast reagować na wszystko, co dzieje się wokół, warto wprowadzić do swojego harmonogramu bloki czasowe na pracę głęboką – momenty, kiedy wyłączamy powiadomienia i skupiamy się na ważniejszych projektach.

Słotwiński opisuje metodę GTD Davida Allena. Zgodnie z nią każde zadanie, które mamy do wykonania, powinno być jasno określone i podzielone na konkretne kroki. Dzięki temu nawet większe projekty stają się bardziej przystępne, a zasada najniższej energii nie faworyzuje jedynie łatwiejszych zadań.

Autor posługuje się przykładem wymiany prawa jazdy. Takie zadanie na naszej liście zadań może się wydawać dużym i trudnym. Dlatego znacznie lepiej podzielić je na mniejsze kroki:

• Znaleźć i wydrukować wniosek o wymianę prawa jazdy.
• Umówić się na badania.
• Zrobić zdjęcie do dokumentu.
• Złożyć komplet dokumentów w urzędzie.

Rozbicie złożonego zadania na mniejsze elementy sprawia, że każde z nich wydaje się mniej przytłaczające i łatwiej jest zacząć.

Wprowadź do swojej pracy techniki, które polegają na szybkim wykonaniu trudnego zadania, zanim umysł zacznie szukać wymówek. Przełamując opór i wykonując najtrudniejsze zadania na początku dnia, zyskasz poczucie satysfakcji i energii na resztę działań.

Jak to zrobić? Stwórz listę zadań na dany dzień, ale zamiast zaczynać od najprostszych, zmierz się najpierw z tymi, które zazwyczaj wywołują największy opór. Gdy je ukończysz, pozostałe zadania będą wydawać się łatwiejsze.

Jednym z bardziej zaawansowanych trików opisanych przez Słotwińskiego jest manipulacja listą zadań, z której dokonujemy wyboru. Jeśli mamy przed sobą zadanie, którego unikamy, możemy zmienić perspektywę, wprowadzając do naszej listy inne, równie nieprzyjemne obowiązki. Dzięki temu trudniejsze zadanie nie wydaje się już takie straszne, gdy alternatywą jest np. wykonanie nieprzyjemnego telefonu lub uzupełnienie dokumentacji.

Co to oznacza w praktyce? Sporządź listę najtrudniejszych zadań i skup się na nich. Alternatywą dla wykonania zadania A nie jest już zrobienie czegoś łatwego, ale zadania B lub C, które również są wymagające. Wybierasz wtedy najłatwiejsze z najtrudniejszych.

Przywołany przez Michała Słotwińskiego Daniel H. Pink opisuje zjawisko "zrywu" – nagłego przypływu energii, który następuje w połowie realizacji projektu, gdy uświadamiamy sobie, jak niewiele czasu nam zostało. Słotwiński wskazuje, że ten moment jest kluczowy, jeżeli chcemy zwiększyć efektywność, ponieważ pozwala wykorzystać efekt presji czasu, aby skupić się na najważniejszych zadaniach.

Jak to wykorzystać? Planuj swoje zadania tak, by w pierwszej części projektu skupić się na zbieraniu informacji i przygotowaniach, a kluczowe działania zostawić na drugą część – gdy presja terminu będzie motywować Cię do intensywniejszej pracy.

Jednym z rozwiązań, które pomaga w radzeniu sobie z zasadą najniższej energii jest wyrównanie trudności zadań na liście. Zamiast mieć jedno duże zadanie i wiele małych, postaraj się, by każde z zadań było zbliżone pod względem wymaganej energii.

Wróćmy do przykładu z wymianą prawa jazdy. Gdy rozbiliśmy je na drobniejsze elementy, to waga pierwszego etapu traci negatywną moc na takiej liście zadań:

• Spisać agendę spotkania.
• Dodać zgłoszenie błędu w systemie.
• Znaleźć i wydrukować wniosek o wymianę prawa jazdy.
• Zamówić fotele do biura.

Taki sposób zapisywania zadań sprawia, że nawet większe projekty wydają się mniej przytłaczające, bo każde zadanie ma jasno określony krok.