5 najczęstszych błędów, które sabotują efekty pracy

Jak to się dzieje, że dwie osoby o podobnej wiedzy i kompetencjach, pracujące w tej samej firmie, wykonujące podobne zadania siedząc przy sąsiadujących biurkach, mają tak istotnie różniące się od siebie wyniki pracy? Odpowiedź tkwi w produktywności, a konkretnie w planowaniu, wyznaczaniu priorytetów i zarządzaniu czasem.

Wbijanie gwoździa ręką – to najlepszy sposób na zobrazowanie systemu pracy tych, których praca z produktywnością niewiele ma wspólnego. wielu z nas. Wydatkują cenną energię bez widocznych efektów, żyjąc w poczuciu zapracowania, które nie ma przełożenia na rezultaty i domykanie projektów.

Laura Mae Martin, ekspertka ds. produktywności w Google, w książce „Osiągnij Uptime” udowadnia, że sukces nie wymaga nadludzkiego wysiłku. Według autorki, kluczem jest dobór odpowiednich narzędzi i brak świadomości – co tak naprawdę sabotuje naszą produktywność. Istnieje pięć podstawowych błędów, które popełniamy w zawodowym pędzie. Gdyby je wyeliminować - efekty zmiany pojawią się niemal od ręki.

Pracowitość kontra produktywność

Nie myl pracowitości z produktywnością! Te dwa pojęcia dzieli ogromna przepaść. Bycie zajętym nie oznacza bycia skutecznym – to różnica między bezmyślnym bieganiem w kółko a spokojnym, precyzyjnym marszem w stronę celu. Pracowitość to wypełnianie każdej wolnej chwili aktywnością. Nie jest wadą, jednak często daje mylne poczucie „osiągania” celu. Produktywność jest czymś więcej – to sztuka wyboru.

Osoby pracowite często stawiają na liczbę zadań, zgodnie z myślą – „wykonam ich więcej, to więcej zyskam”. Niestety mnóstwo tych czynności z perspektywy ich celów jest po prostu zbędna. Niewiele wnoszą do efektywności pracy, dając jednak chwilowe uczucie satysfakcji podczas wykreślania ich z listy.  Produktywni ludzie działają w inny sposób. Podjęte przez nich zadanie jest zawsze poprzedzone pytaniem „czy i w jaki sposób jego wykonanie przybliża do osiągnięcia celu”. Przywołane w książce wyniki badań, jasno wskazują, że kluczem do skuteczności jest umiejętność odrzucania wszystkiego, co nie ma znaczenia, nawet jeśli z pozoru wydaje się pilne. To właśnie jest umiejętność, nad którą trudno skupić się w zawodowym pędzie, a której pielęgnowanie szybko przyniesie zamierzone efekty

Pracowitość bez refleksji przypomina wiosłowanie pod prąd – możesz wkładać mnóstwo wysiłku, a mimo to prawie nie posuwać się do przodu. Zgodnie z zasadą produktywności, należałoby się najpierw zatrzymać, spojrzeć na mapę i zdecydować czy dotarcie do celu ma jakieś inne drogi lub może lepiej pójść piechotą, skoro łódź nie płynie… Czasem oznacza to zmianę strategii, która być może przysporzy mniej pracy i jednocześnie da większe efekty. Jak zatem zabrać się za zmianę schematu myślenia? Podstawą będzie wychwycić błędne, powtarzające się zadania, które kradną czas i energię.

5 błędów, które niszczą produktywność

1. Przepełniony kalendarz

Nie od dziś wiadomo, że liczba spotkań nie przekłada się na wymierne efekty w pracy. Przeładowanie harmonogramu może wydawać się oznaką sukcesu i bycia w centrum wydarzeń, ale często prowadzi do rozproszenia i zmęczenia. Ponadto w wielu spotkaniach uczestniczymy często jako bierny słuchacz, biorąc w nich udział z poczucia obowiązku. To z pewnością nie jest droga do celu.

Jak to zmienić: Na początku tygodnia poświęć czas na analizę kalendarza. Zadaj sobie pytanie – które ze spotkań dadzą mi wiedzę i możliwości do realizacji najważniejszych zadań. Na których zwykle się nie udzielam, do których dołączam zwykle z przyzwyczajenia itd. Czas, który zyskasz w kalendarzu przeznacz na pracę indywidualną i czynności wymagające skupienia.

2. Wielozadaniowość

Wielozadaniowość to popularna praktyka, która obniża efektywność nawet o 40%. Może wydawać się pożądaną i cenną cechą, bo znajduje się na liście większości ofert pracy! Cóż za mylne przekonanie, że przeskakiwanie między zadaniami pozwoli ci zrobić więcej w tym samym czasie. Tzw. multitasking zwiększa ryzyko popełnienia błędu o 50i o tyle samo wydłuża się czas pracy, który musisz na nie poświęcić. Dlaczego? Po pierwsze, trzeba poprawiać błędy. Po drugie musisz za każdym razem od nowa skupić się na wykonywanej czynności, a powrót do pełnego skupienia „sprzed chwili” może zająć nawet 20 minut!  

Jak to zmienić: Przede wszystkim uświadom sobie, że koszty wielozadaniowości są bardzo wysokie, a podzielna uwaga to po prostu mit. Pamiętaj, że tylko uważność i skupiona uwaga gwarantuje prawidłowe przetwarzanie informacji. Zamiast robić wszystko naraz, skoncentruj się na jednym zadaniu przez określony czas. Opisana w książce metoda bloków czasowych pomaga zachować pełną uwagę na jednym działaniu. Spróbuj znaleźć najbardziej odpowiadający Ci sposób, by realizować zadania skuteczniej i szybciej. Może to być metoda bloków czasowych, metoda pracy głębokiej czy popularna technika pracy Pomodoro.  

3. Chaos w priorytetach

Brak jasno określonych priorytetów powoduje, że każda sprawa wydaje się ważna i pilna. To prosty sposób na zagubienie się w zadaniach o niskim znaczeniu.

Jak to zmienić: Wyznacz trzy kluczowe priorytety na każdy tydzień i dzień. Regularnie weryfikuj, czy twoje działania są z nimi zgodne. Mów TAK temu, co istotne, i świadomie odmawiaj temu, co nieważne. Jeśli nie potrafisz „odmawiać”, po prostu wyłącz powiadomienia – nie wszystkie wiadomości wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Priorytet to jedna rzecz, której wykonanie może znacząco zmienić jakość Twojego biznesu lub życia. W teorii powinien być to jeden temat, ale w praktyce można pracować nad maksymalnie trzema. Zapisz je i gdy tylko poczujesz, że Twoja uwaga rozprasza się na drobne, mniej znaczące zadania – zatrzymaj się i spojrzyj na listę.

4. Ignorowanie potrzeby odpoczynku

Nasz mózg nie jest zaprogramowany na nieustanne skupienie. Badania pokazują, że po około 60–90 minutach intensywnej pracy koncentracja zaczyna drastycznie spadać. Ignorowanie sygnałów zmęczenia prowadzi do efektu odwrotnego od zamierzonego: zamiast produktywności pojawia się rozproszenie, a czas potrzebny na wykonanie zadania wydłuża się. Praca bez przerw przypomina próbę biegu na długim dystansie bez złapania oddechu – na początku możesz utrzymać tempo, ale prędzej czy później organizm odmówi posłuszeństwa.

Jak to zmienić: Odpoczynek to nie strata czasu – to strategia zwiększania efektywności. Kluczowe jest planowanie przerw w świadomy sposób, zamiast odkładać je na „kiedy będę mieć chwilę”. Przerwy także mogą być (a nawet są!) działaniem w kierunku realizacji celu. Żeby tak było, muszą być produktywne

Technika Pomodoro – pracuj w blokach 25–50 minut, po czym zrób 5–10 minut przerwy. Po czterech cyklach pozwól sobie na dłuższą pauzę (20–30 minut).
Zasada 90/20 – pracuj w skupieniu przez 90 minut, a następnie odpoczywaj przez 20 minut. Ten cykl odpowiada naturalnym rytmom pracy mózgu.
Aktywne przerwy – zamiast przeglądać media społecznościowe, wstań, przeciągnij się, zrób krótki spacer lub kilka głębokich oddechów. Ruch dotlenia mózg i przyspiesza regenerację.
Sen jako fundament produktywności – niedosypianie nie jest oznaką ambicji, lecz sabotażem własnej efektywności. Regularny, głęboki sen jest kluczowy dla koncentracji i zdolności rozwiązywania problemów.

5. Brak jasno określonych celów

Praca bez jasno określonych celów przypomina jazdę bez nawigacji – możesz się poruszać, ale nie masz pewności, dokąd zmierzasz i czy w ogóle zbliżasz się do właściwego punktu. Gdy cele są nieprecyzyjne, trudno ocenić postępy, a każda decyzja wymaga więcej czasu i wysiłku. Co więcej, niejasne cele sprawiają, że priorytety stają się płynne – trudno określić, co jest naprawdę ważne, a co tylko zajmuje czas. Przez to łatwo wpaść w pułapkę „bycia zajętym” zamiast faktycznego posuwania się naprzód.

Jak to zmienić: Kluczowe jest określenie zarówno głównego celu, jak i konkretnych kroków, które prowadzą do jego realizacji. Istnieje kilka skutecznych metod, które warto wdrożyć:

„Rozbijaj słonia na kawałki” – duże zadania dziel na mniejsze, konkretne kroki. Zamiast „napisać raport”, zacznij od „stworzenia konspektu” lub „zebrania danych”. Dzięki temu łatwiej zacząć i uniknąć paraliżu decyzyjnego.

Metoda SMART – formułuj cele w sposób konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie. Zamiast „poprawić wyniki sprzedaży”, lepiej postawić sobie cel „zwiększyć sprzedaż o 10% w ciągu trzech miesięcy poprzez kampanię reklamową i lepszą obsługę klientów”.

Codzienne mini-cele – zamiast zaczynać dzień od chaotycznej listy zadań, określ trzy kluczowe rzeczy, które realnie przybliżą Cię do większego celu.

Regularne przeglądy postępów – raz w tygodniu sprawdzaj, co udało się osiągnąć i czy działania faktycznie prowadzą Cię w dobrą stronę. Jeśli nie – skoryguj kurs.

Pracuj mądrzej, nie więcej!

Produktywność to nie kwestia przepracowanych godzin, lecz inteligentnego zarządzania swoją energią i priorytetami. Każdy z nas popełnia błędy, które sabotują skuteczność – przeładowany kalendarz, multitasking, brak odpoczynku czy chaotyczne priorytety. Ale dobra wiadomość jest taka, że można to zmienić.

Laura Mae Martin w książce „Osiągnij Uptime” nie tylko pokazuje, jak unikać tych błędów, ale przede wszystkim uczy, jak budować system pracy dopasowany do Twojego stylu działania. To nie tylko zestaw wskazówek, ale kompleksowa strategia, dzięki której produktywność przestaje być walką z czasem, a staje się świadomym procesem. Jeśli chcesz działać efektywnie, oszczędzać energię i mieć więcej czasu na to, co naprawdę ważne – sięgnij po „Osiągnij Uptime”

O autorce

Laura Mae Martin, ekspertka ds. produktywności w Google, od ponad dekady pracuje z liderami największych firm technologicznych. Pomaga budować efektywne systemy pracy, które łączą technologię z dbałością o równowagę między życiem zawodowym a osobistym.

Autorka tekstu