Naucz się, jak skutecznie rozwiązywać problemy w firmie

Pierwszym krokiem w rozwiązywaniu problemu jest jego właściwe zdefiniowanie. Wielokrotnie problemy są ukryte za symptomami, które mogą mylić i skłaniać do rozwiązywania powierzchownych kwestii. Tymczasem konieczne jest dotarcie do ich źródła. Dlatego dotykając oznak problemu, musimy skupić się na znalezieniu jego prawdziwej przyczyny. W przeciwnym wypadku będziemy jedynie łagodzili skutki.

Jak zdefiniować problem? Najpierw musisz odkryć lukę między pragnieniami a rzeczywistością. Problemy pojawiają się, gdy to, co faktycznie ma miejsce, odbiega od oczekiwań menedżera lub innych członków zespołu. Aby właściwie zidentyfikować problem, musimy zrozumieć perspektywy wszystkich zaangażowanych stron i uwidocznić różnice między tym, co jest, a tym, co powinno być.

Jak to działa w praktyce? Wyobraź sobie szefa działu IT, który dostrzega problemy w procesie wdrażania nowych technologii. Dzięki rozmowom z pracownikami zespołów zaangażowanych w projekt odkrywa, że istnieją różnice w oczekiwaniach i rzeczywistości pomiędzy działem IT a innymi działami organizacji. To prowadzi do izolacji i napięć.

W takiej sytuacji musimy zidentyfikować poziomy problemu. Jakie to mogą być poziomy?

• Między ludźmi (np. osobiste antypatie).
• Wewnątrz grup lub między nimi (np. konflikty między działami).
• Wewnątrz całej organizacji (np. brak kompetencji we wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych).

W tym przykładzie problem istniał na wszystkich trzech poziomach, dlatego szef IT musiał kolejno zidentyfikować źródła i podejść do każdego z nich indywidualnie.

Gdy problem zostanie już nazwany i określony, czas na dokładną analizę. Ten etap pomaga zrozumieć przyczyny problemu i ich wpływu na organizację. Silbiger podkreśla, że w tej fazie ważne jest połączenie problemów z ich źródłami i wyjaśnienie, dlaczego istnieją.

Jak analizować problem? Zacznij od stworzenia łańcuchów przyczynowo-skutkowych. Pomóc w tym może Ci rysowanie diagramów, które pokażą, jak konkretne problemy wpływają na siebie nawzajem. To pomoże zrozumieć, które z nich są źródłowe, a które wynikowe. Problemy źródłowe, takie jak brak szacunku dla działu IT, mogą prowadzić do wielu innych problemów, takich jak konflikty między działami czy problemy z wdrożeniami technologicznymi.

Najważniejszym elementem jest faktyczne zrozumienie przyczyn. Postaraj się dociec, jakie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne wpływają na istnienie problemu. Zadaj pytania: "dlaczego ten problem występuje?" i "co go powoduje?". W przypadku problemów personalnych warto rozważyć szkolenia lub mediacje między działami, aby poprawić relacje i zrozumienie.

Jak to działa w praktyce? W analizowanym przykładzie szef IT rozważał zwolnienie osób, które nie chciały współpracować, ale brał również pod uwagę alternatywne podejścia, takie jak trening wrażliwości i organizowanie spotkań z przedstawicielami różnych działów.

Ostatni etap polega na przygotowaniu i wdrożeniu konkretnego planu działania, który pozwoli w sposób metodyczny rozwiązać problem. Na tym etapie kluczowa będzie umiejętność podejmowania decyzji i działanie proaktywne.

Jak stworzyć plan działania? Przede wszystkim pamiętaj, że powinien zawierać sześć kluczowych punktów i być możliwie szczegółowy:

1. Wyznaczenie konkretnych celów: co chcesz osiągnąć, rozwiązując ten problem?
2. Określenie działań, zasobów i odpowiedzialności: kto będzie odpowiedzialny za konkretne zadania i jakie zasoby będą potrzebne?
3. Wyznaczenie ram czasowych: ustal harmonogram realizacji działań.
4. Przewidzenie wyników i opracowanie planów awaryjnych: co zrobisz, jeśli sytuacja nie rozwinie się zgodnie z planem?
5. Sformułowanie szczegółowego planu działania: określ kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć cele.
6. Wdrożenie planu i monitoring: nadzoruj wykonanie i oceniaj postępy w odniesieniu do pierwotnych celów.

Wróćmy do przykładu z życia: w przypadku problemu z brakiem współpracy między działami, jednym z działań może być wprowadzenie regularnych spotkań między działem IT a działami operacyjnymi. To pomoże zbudować lepsze relacje i pomoże w zawiązywaniu nici porozumienia. Szef IT mógłby również wprowadzić systemy monitorowania efektywności współpracy i w razie potrzeby reagować na pojawiające się trudności.