Zarządzanie zmianą: jak być liderem, który dba o zespół?

Krok 1: zrozum, że zmiana budzi różne reakcje

Każdy członek zespołu inaczej reaguje na zmiany. Sarnacka-Smith przedstawia to na przykładzie postaci Zastałka i Bojka z książki "Kto zabrał mój ser?" Spencera Johnsona. Zastałek odczuwa opór, tęskni za dawnym stanem rzeczy i nie jest gotów, aby zaakceptować nową sytuację. W firmach tacy ludzie mogą wyrażać pesymizm lub milcząco poddawać się wewnętrznemu sprzeciwowi, a nawet torpedować zmianę. Z kolei Bojek z czasem dostosowuje się do nowej sytuacji, widząc w niej potencjalne korzyści. Jako lider musisz zrozumieć, że te różne postawy są naturalne i nie zawsze wynikają z negacji samej zmiany, ale z potrzeby ochrony strefy komfortu.

Krok 2: rozpoznaj potrzeby swojego zespołu

Każdy pracownik potrzebuje innych informacji i wsparcia, aby zaadaptować się do nowej sytuacji. Lider musi poznać, jakich informacji oczekują jego pracownicy. Jedni będą potrzebować zapewnienia, że zmiana nie wiąże się z zagrożeniem dla ich poczucia bezpieczeństwa, inni będą szukać wyzwań lub bardziej szczegółowych informacji o zakresie zmiany. Sarnacka-Smith podkreśla, że zrozumienie tych różnic pozwala na indywidualne podejście, co skutkuje większym zaangażowaniem i lojalnością zespołu.

Krok 3: przygotuj się do zmiany jako lider

Zanim zakomunikujesz zmianę swojemu zespołowi, sam musisz się do niej przekonać. Jeśli lider nie wierzy w sens zmiany, jego negatywne nastawienie przeniesie się na zespół. Musisz być "ambasadorem zmiany", co oznacza, że Twoje zaangażowanie i przekonanie do nowej sytuacji muszą być widoczne. Dobrze jest zadawać pytania, zdobywać jak najwięcej informacji o zmianie i zrozumieć jej kontekst, abyś mógł pewnie odpowiedzieć na pytania zespołu.

Krok 4: komunikuj zmianę jasno i otwarcie

Kluczowe jest, aby jak najszybciej poinformować zespół o zmianach. Sarnacka-Smith przypomina, że pracownicy często domyślają się, że zmiany nadchodzą, co może prowadzić do tworzenia niekorzystnych scenariuszy. Dlatego lider powinien wyjść naprzeciw oczekiwaniom i jasno przedstawić:

• dlaczego zmiana jest potrzebna – odpowiedź na pytanie „dlaczego” rozwiewa wiele obaw i daje poczucie sensu;
• jakie są korzyści dla pracowników – lider powinien mówić z perspektywy korzyści dla zespołu, nie tylko firmy;
• jak zmiana wpłynie na pracę zespołu – zrozumienie, co dokładnie się zmieni w codziennej pracy, daje poczucie kontroli i bezpieczeństwa.

Zmiana nie powinna być przedstawiana jako rewolucja, ale jako ewolucja, naturalny krok w rozwoju firmy.

Krok 5: daj przestrzeń na pytania i wątpliwości

Otwartość w komunikacji oznacza, że musisz stworzyć przestrzeń, w której zmierzysz się z wątpliwościami pracowników. Zmiana często budzi lęk, dlatego członkowie zespołu muszą mieć poczucie, że lider jest dostępny i gotów rozwiać ich obawy. Autorka radzi, aby lider stworzył przestrzeń do zadawania pytań i uczestniczenia w procesie zmiany. Dzięki temu pracownicy poczują się zaangażowani i zrozumieją, że mają wpływ na to, co się dzieje.

Krok 6: bądź stanowczy, ale empatyczny

Lider musi jasno zakomunikować, że zmiana jest nieuchronna. Nie powinno być miejsca na dyskusję o tym, czy zmiana się wydarzy, ale na pewno powinno być miejsce na rozmowy o jej skutkach i sposobach wprowadzenia. Taka postawa – z jednej strony stanowcza, a z drugiej empatyczna – pomaga budować zaufanie. Pracownicy docenią, że lider nie ignoruje ich obaw, ale jednocześnie ma jasno określony plan działania.

Krok 7: utrzymuj otwartą komunikację po wprowadzeniu zmiany

Proces komunikowania zmiany nie kończy się na jej ogłoszeniu. Ważne jest, aby lider był dostępny także po wprowadzeniu zmian, monitorował nastroje w zespole i odpowiadał na bieżące pytania. To, że pracownicy przychodzą do lidera z wątpliwościami, oznacza połowę sukcesu – pokazuje, że chcą uczestniczyć w procesie. Lider powinien wykorzystać te okazje, aby rozwiewać wątpliwości i dostarczać informacji, których zespół potrzebuje.